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会社のメールの仕組み POP と IMAP の違いと、SPF／DKIM／DMARC の役割
会社のメールの仕組み POP と IMAP の違いと、SPF／DKIM／DMARC の役割
メールソフトの設定を頼まれた時や、「メールが届かない」「迷惑メールに入っていた」と言われた時、会社のメールの仕組みを少し知っていると、どこを確かめて誰に聞けば良いかの見当が付きます。
この記事では、メールが届くまでの流れから、迷惑メール扱いを防ぐ設定までを紹介します。
この記事では、メールが届くまでの流れから、迷惑メール扱いを防ぐ設定までを紹介します。
目次
メールが届くまでの流れ
送る人
メールソフト
メールを書いて送る
送信サーバーに渡す（SMTP）
送信側
送信サーバー
メールを送り出す
相手のドメインの MX レコードを DNS で調べて届ける（SMTP）
受信側
受信サーバー
届いたメールを預かる
メールソフトが取りに行く（POP／IMAP）
受け取る人
メールソフト
メールを受け取って読む
ドメインとは
ドメイン（domain）は、直訳すると「領域」、意訳すると「インターネット上の名前」です。
メールアドレスの @ より後ろや、ホームページのアドレスに使う名前（example.co.jp など）です。
インターネット上の住所にあたる IP アドレスは数字の並びなので、代わりに覚えやすいドメインを使います。
メールアドレスの @ より後ろや、ホームページのアドレスに使う名前（example.co.jp など）です。
インターネット上の住所にあたる IP アドレスは数字の並びなので、代わりに覚えやすいドメインを使います。
DNS とは
DNS（ディーエヌエス／Domain Name System）は、直訳すると「ドメイン名の仕組み」、意訳すると「ドメインと行き先を結びつける仕組み」です。
ドメイン毎に、ホームページやメールの行き先などの設定を登録しておくと、問い合わせに DNS がその内容を答えます。
送信サーバーは、宛先のドメインの MX レコードを DNS で調べて、届け先の受信サーバーにメールを送ります。
ドメイン毎に、ホームページやメールの行き先などの設定を登録しておくと、問い合わせに DNS がその内容を答えます。
送信サーバーは、宛先のドメインの MX レコードを DNS で調べて、届け先の受信サーバーにメールを送ります。
レコードとは
DNS に登録する設定の1つ1つを、レコードと呼びます。
メールの届け先を示す MX（エムエックス／Mail Exchanger）レコードや、ホームページの行き先を示す A レコードなどがあります。
メールの届け先を示す MX（エムエックス／Mail Exchanger）レコードや、ホームページの行き先を示す A レコードなどがあります。
SMTP とは
SMTP（エスエムティーピー／Simple Mail Transfer Protocol）は、直訳すると「メールを送り届けるための簡単な手順」、意訳すると「メールを送る方法」です。
メールソフトから送信サーバーへ、送信サーバーから受信サーバーへ、メールを渡す時に使います。
メールソフトの設定では、送信サーバーを SMTP サーバーとも呼びます。
メールソフトから送信サーバーへ、送信サーバーから受信サーバーへ、メールを渡す時に使います。
メールソフトの設定では、送信サーバーを SMTP サーバーとも呼びます。
メールの保存先と受け取り方（POP／IMAP）
メールの届け先（MX レコード）は、ホームページの行き先（A レコード）とは別の設定なので、ホームページとメールを別々の場所に置けます（ドメインの設定の記事）。
会社のメールの保存先には、主に次の4つがあります。
会社のメールの保存先には、主に次の4つがあります。
- ホームページと同じサーバー
- ホームページを置いているサーバーに、メールも届く
- Google Workspace
- Google の有料サービス。
メールが Google のサーバーに届く（Gmail の画面で読む） - Microsoft 365
- Microsoft の有料サービス。
メールが Microsoft のサーバーに届く（Outlook で読む） - 他のメールのサービス
- ホームページとは別のサーバーや、メール専用のサービスに届く
メールソフトの受け取り方によっても、メールの保存先が変わります。
受け取り方には主に POP と IMAP の2つがあり、今は IMAP を使うことが多いです。
受信サーバーを、受け取り方に合わせて POP サーバー／IMAP サーバーとも呼びます。
どちらを使っているかは、メールソフトの設定画面で確かめられます。
受け取り方には主に POP と IMAP の2つがあり、今は IMAP を使うことが多いです。
受信サーバーを、受け取り方に合わせて POP サーバー／IMAP サーバーとも呼びます。
どちらを使っているかは、メールソフトの設定画面で確かめられます。
POP とは
POP（ポップ／Post Office Protocol）は、直訳すると「郵便局の手順」、意訳すると「端末に取り込んで読む方法」です。
受信サーバーに届いたメールを、パソコンやスマホに取り込んで読みます。
既読にしたり削除したりしても、他の端末では変わりません。
1台の端末だけで読む時や、受信サーバーの容量が小さい時に使います。
受信サーバーに届いたメールを、パソコンやスマホに取り込んで読みます。
既読にしたり削除したりしても、他の端末では変わりません。
1台の端末だけで読む時や、受信サーバーの容量が小さい時に使います。
IMAP とは
IMAP（アイマップ／Internet Message Access Protocol）は、直訳すると「インターネットでメールを見に行く手順」、意訳すると「サーバーに置いたまま読む方法」です。
メールを受信サーバーに置いたまま、メールソフトから読みます。
パソコン／スマホ／Webメールのどれで見ても、既読や削除が同じになります。
メールを受信サーバーに置いたまま、メールソフトから読みます。
パソコン／スマホ／Webメールのどれで見ても、既読や削除が同じになります。
POP と IMAP のよくある質問
POP から IMAP に変えると、今までのメールは見れますか？
サーバーに残っているメールだけ見れます。
取り込み後にサーバーから消えたメールは、その端末でしか見れません。
取り込み後にサーバーから消えたメールは、その端末でしか見れません。
IMAP を使う上で気を付けることはありますか？
メールがサーバーにたまるので、容量が一杯になると新しいメールを受け取れなくなります。
古いメールを削除するか、管理者に容量を増やしてもらってください。
削除したメールはサーバーからも消えるので、残したいものは先に保存しておきます。
古いメールを削除するか、管理者に容量を増やしてもらってください。
削除したメールはサーバーからも消えるので、残したいものは先に保存しておきます。
メールソフトの設定の見方
メールソフトの設定には、送信サーバーと受信サーバー（合わせてメールサーバーと呼びます）の両方が要ります。
メールソフトにアカウントを追加する時は、サーバー会社や制作会社から届く案内を見ながら、次の項目を入力します。
Google Workspace や Microsoft 365 の場合は、メールアドレスとパスワードでログインするだけで済むことが多いです。
メールソフトにアカウントを追加する時は、サーバー会社や制作会社から届く案内を見ながら、次の項目を入力します。
Google Workspace や Microsoft 365 の場合は、メールアドレスとパスワードでログインするだけで済むことが多いです。
メールソフトの設定の例
受信サーバー（IMAP） sv123.example.net ポート 993 SSL/TLS
送信サーバー（SMTP） sv123.example.net ポート 465 SSL/TLS
ユーザー名 info@example.co.jp
パスワード ●●●●●●●●（案内に書かれたもの）
送信サーバー（SMTP） sv123.example.net ポート 465 SSL/TLS
ユーザー名 info@example.co.jp
パスワード ●●●●●●●●（案内に書かれたもの）
| 項目 | 意味 |
|---|---|
| 受信サーバー／送信サーバー | メールを受け取る／送り出すサーバーの名前 |
| ポート番号 | サーバーに接続する時に指定する番号 |
| 暗号化（SSL/TLS） | サーバーとの間の通信を、他人に見られないように守る設定 |
| ユーザー名 | サーバーにログインするための名前（メールアドレスのことが多い） |
| パスワード | サーバーにログインするためのパスワード |
迷惑メール扱いを防ぐ設定（SPF／DKIM／DMARC）
メールの差出人のアドレスは送信側で自由に書けるため、誰でも、他の会社になりすましたメールを送れます。
そこで受信側のサーバーは、SPF／DKIM／DMARC を見て、メールが本当に差出人のドメインから届いたものかを確かめています。
これらの設定が足りないと、フォームの通知や自動返信も含め、送ったメールが迷惑メールに入ったり、届かなかったりすることがあります。
受信側は、次の流れでメールを確かめます。
そこで受信側のサーバーは、SPF／DKIM／DMARC を見て、メールが本当に差出人のドメインから届いたものかを確かめています。
これらの設定が足りないと、フォームの通知や自動返信も含め、送ったメールが迷惑メールに入ったり、届かなかったりすることがあります。
受信側は、次の流れでメールを確かめます。
送信側
送信サーバー
DKIM の署名を付けて送る
メールを届ける（SMTP）
受信側での確認
SPF
送信サーバーが一覧にあるか
DKIM
署名が正しいか
2つの結果を合わせて判定する
判定
DMARC
差出人のドメインで、SPF か DKIM が通ったか
判定の結果で振り分ける
振り分け
受信箱
通ったメール
受信側に任せる
通らず、DMARC が none か未設定
迷惑メール
通らず、DMARC が quarantine
受け取らない
通らず、DMARC が reject
SPF とは
SPF（エスピーエフ／Sender Policy Framework）は、直訳すると「送信者の方針の枠組み」、意訳すると「正式な送信サーバーの一覧」です。
自社のメールを送るサーバーを、一覧にしてドメインに登録しておくレコードです。
受信側は、一覧に無いサーバーから届いたメールを、疑わしいメールとして扱います。
自社のメールを送るサーバーを、一覧にしてドメインに登録しておくレコードです。
受信側は、一覧に無いサーバーから届いたメールを、疑わしいメールとして扱います。
DKIM とは
DKIM（ディーキム／DomainKeys Identified Mail）は、直訳すると「ドメインの鍵で確かめられたメール」、意訳すると「ドメインの電子署名」です。
自社から送るメールに電子署名を付け、それを確かめるための公開鍵をドメインに登録しておく設定です。
受信側は、署名が合わないメールについて、なりすましや途中での書き換えを疑います。
自社から送るメールに電子署名を付け、それを確かめるための公開鍵をドメインに登録しておく設定です。
受信側は、署名が合わないメールについて、なりすましや途中での書き換えを疑います。
DMARC とは
DMARC（ディーマーク／Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance）は、直訳すると「ドメインに基づくメールの認証／報告／適合」、意訳すると「認証できなかったメールの扱い方」です。
SPF でも DKIM でも差出人のドメインを確かめられなかったメールの扱い方を、ドメインに登録しておくレコードです。
受信側は、その扱い方（p= の値）を基にメールを振り分けます。
登録する名前は、ドメインの前に _dmarc を付けたものです。
SPF でも DKIM でも差出人のドメインを確かめられなかったメールの扱い方を、ドメインに登録しておくレコードです。
受信側は、その扱い方（p= の値）を基にメールを振り分けます。
登録する名前は、ドメインの前に _dmarc を付けたものです。
p= に書く値の違い
| p= の値 | 確かめられなかったメールの扱い |
|---|---|
| none | 指定しない（受信側に任せる） |
| quarantine | 迷惑メールにする |
| reject | 受け取らない |
quarantine か reject にすると、なりすましメールが相手に届きにくくなります。
none は、メールの扱いを変えずに、集計の報告だけを受け取りたい時に使います。
none は、メールの扱いを変えずに、集計の報告だけを受け取りたい時に使います。
設定の例
SPF／DKIM／DMARC は、ドメインやメールの管理者が、TXT レコード（自由に文字を登録できる項目）に登録します（DKIM は、Microsoft 365 のように CNAME で登録するサービスもあります）。
次の例は、Google Workspace でメールを送る example.co.jp の設定です。
1行目の SPF は、Google Workspace の送信サーバーを一覧に入れた設定です。
2行目の DKIM は、Google Workspace で付けた署名を確かめるための公開鍵です。
名前の先頭の google を、セレクタ名と呼びます。
セレクタ名は、送るサービス毎に違います。
3行目の DMARC は、扱いを指定せず（p=none）、確かめた結果の集計を dmarc@example.co.jp に送ってもらう設定です。
次の例は、Google Workspace でメールを送る example.co.jp の設定です。
1行目の SPF は、Google Workspace の送信サーバーを一覧に入れた設定です。
2行目の DKIM は、Google Workspace で付けた署名を確かめるための公開鍵です。
名前の先頭の google を、セレクタ名と呼びます。
セレクタ名は、送るサービス毎に違います。
3行目の DMARC は、扱いを指定せず（p=none）、確かめた結果の集計を dmarc@example.co.jp に送ってもらう設定です。
ドメインの設定の例
example.co.jp TXT v=spf1 include:_spf.google.com ~all
google._domainkey.example.co.jp TXT v=DKIM1; k=rsa; p=（Google が出した文字）
_dmarc.example.co.jp TXT v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@example.co.jp
google._domainkey.example.co.jp TXT v=DKIM1; k=rsa; p=（Google が出した文字）
_dmarc.example.co.jp TXT v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@example.co.jp
設定する場面
次のような時に、SPF／DKIM／DMARC を見直します。
| 場面 | 見直す設定 |
|---|---|
| Google Workspace／Microsoft 365 などのメールを使い始める | SPF／DKIM |
| メール配信サービスやフォームから、自社のアドレスで送る | SPF／DKIM |
| サーバーを移して、送信サーバーが変わる | SPF／DKIM |
| メールを大量に送るので、Gmail などが求める条件を満たしたい | SPF／DKIM／DMARC |
| なりすましメールを防ぎたい／自社のドメインを名乗るメールがどこから届いているかを調べたい | DMARC |
注意
SPF は1つのドメインに1つだけです。
送信サーバーを足す時は、新しく作らずに今の SPF に書き足します（2つあるとエラーになります）。
送信サーバーを足す時は、新しく作らずに今の SPF に書き足します（2つあるとエラーになります）。
SPF／DKIM／DMARC のよくある質問
SPF／DKIM／DMARC は、3つとも設定する必要がありますか？
3つとも設定しておくのがおすすめです。
Gmail は、全ての送信者に SPF か DKIM を、Gmail 宛てに1日5,000通以上送る送信者には3つ全てを求めています。
Yahoo や Microsoft（Outlook.com）も、同じような条件を出しています。
DMARC は p=none なら届き方が変わらないので、まずはそこから始められます。
Gmail は、全ての送信者に SPF か DKIM を、Gmail 宛てに1日5,000通以上送る送信者には3つ全てを求めています。
Yahoo や Microsoft（Outlook.com）も、同じような条件を出しています。
DMARC は p=none なら届き方が変わらないので、まずはそこから始められます。
Gmail などへ転送したメールが、迷惑メールに入るのはなぜですか？
転送したメールは、転送したサーバーから相手に届くので、SPF が通らないことが多いです。
署名が残っていれば DKIM は通るので、SPF と DKIM は両方設定するのが一般的です。
署名が残っていれば DKIM は通るので、SPF と DKIM は両方設定するのが一般的です。
「メールが届かない」「迷惑メールに入っていた」と言われたら、どこを確かめれば良いですか？
まず、宛先のアドレスに打ち間違いが無いかを確かめます。
そのうえで、自社の別のアドレスと、Gmail など社外のアドレスの両方とメールを送り合ってみると、どこで止まっているかを絞り込めます。
送ったメールが届かない時は、相手にも迷惑メールフォルダを見てもらいます。
それでも無い時は、MAILER-DAEMON などから届く「届かなかった」という知らせを管理者に見せると、原因を調べやすくなります。
相手からのメールが届かない時は、受信サーバーの容量が一杯になっていないかと、自社の迷惑メールフォルダを確かめます。
社外のどこからも届かない時は、メールの届け先（MX レコード）が正しいかを、管理者に確かめてもらってください。
相手の迷惑メールに入る時は、相手に連絡先へ登録してもらうと、次から受信箱に入りやすくなります。
何人もの相手で迷惑メールに入る時は、管理者に SPF／DKIM／DMARC を確かめてもらってください。
そのうえで、自社の別のアドレスと、Gmail など社外のアドレスの両方とメールを送り合ってみると、どこで止まっているかを絞り込めます。
送ったメールが届かない時は、相手にも迷惑メールフォルダを見てもらいます。
それでも無い時は、MAILER-DAEMON などから届く「届かなかった」という知らせを管理者に見せると、原因を調べやすくなります。
相手からのメールが届かない時は、受信サーバーの容量が一杯になっていないかと、自社の迷惑メールフォルダを確かめます。
社外のどこからも届かない時は、メールの届け先（MX レコード）が正しいかを、管理者に確かめてもらってください。
相手の迷惑メールに入る時は、相手に連絡先へ登録してもらうと、次から受信箱に入りやすくなります。
何人もの相手で迷惑メールに入る時は、管理者に SPF／DKIM／DMARC を確かめてもらってください。
フォームの通知だけが迷惑メールに入るのはなぜですか？
フォームを送るサーバーが、SPF の一覧から漏れている可能性があります。
差出人を、問い合わせた人のアドレスにしている場合も、DMARC が通らずに迷惑メールに入ることがあります。
フォームのメールの送り方は、フォームのメールの記事にまとめています。
差出人を、問い合わせた人のアドレスにしている場合も、DMARC が通らずに迷惑メールに入ることがあります。
フォームのメールの送り方は、フォームのメールの記事にまとめています。
公開鍵を登録したのに、DKIM が通りません。
送信側で署名を有効にしていないか、公開鍵の値が違っている可能性があります。
メールを送るサービスを増やす時、今の DKIM はどうしますか？
消さずに、新しいサービスの分を足します。
サーバーを移すと、SPF と DKIM はどうなりますか？
新しいサーバーからメールを送る場合は、SPF に新しいサーバーを書き足し、DKIM は新しいサーバーの公開鍵を足します（制作会社の担当者がやることの記事）。
Google Workspace や Microsoft 365 から送るメールは、ホームページのサーバーを移しても変わりません。
Google Workspace や Microsoft 365 から送るメールは、ホームページのサーバーを移しても変わりません。
SPF と DKIM は通っているのに、DMARC が通りません。
DMARC は、SPF か DKIM が、差出人のアドレスと同じドメインで通った時だけ通ります。
メール配信サービスから送ると、SPF や DKIM がサービス側のドメインで通るため、DMARC が通らないことがあります。
配信サービスの設定で、自社のドメインの DKIM を設定すると、DMARC も通るようになります。
メール配信サービスから送ると、SPF や DKIM がサービス側のドメインで通るため、DMARC が通らないことがあります。
配信サービスの設定で、自社のドメインの DKIM を設定すると、DMARC も通るようになります。
集計の報告とは何ですか？
DMARC のレコードの rua= に書いたアドレスに、Gmail などの受信側から1日1回ほど届く報告です。
報告を見ると、自社のドメインを名乗るメールが、どのサーバーから何通届き、SPF／DKIM／DMARC が通ったかが分かります。
設定が漏れている送信元や、なりすましメールを見つけるのに使います。
数が多いので、普段とは別のアドレスで受け取るのがおすすめです。
報告を見ると、自社のドメインを名乗るメールが、どのサーバーから何通届き、SPF／DKIM／DMARC が通ったかが分かります。
設定が漏れている送信元や、なりすましメールを見つけるのに使います。
数が多いので、普段とは別のアドレスで受け取るのがおすすめです。
なりすましメールを防ぐ流れ
なりすましメールを防ぐには、SPF と DKIM を整えてから、DMARC を段階的に強めます。
-
SPF を設定する自社のメールを送るサーバーを、全て一覧に登録します。
-
DKIM を設定する送るサービス毎に署名を有効にし、公開鍵を登録します。
-
DMARC を p=none で設定するメールの扱いは変えずに、集計の報告を受け取り始めます。
-
集計の報告を確かめる通っていない正しいメールがあれば、その送信元を SPF に足すか、その送信元で DKIM を設定します。
-
quarantine から reject へ進める正しいメールが全て通るのを確かめてから、p= を quarantine に変え、次に reject に変えます。
よくある質問
1つのアドレスに届いたメールを、何人かで受け取れますか？
受け取れます。
主な方法は、他のアドレスへ送り直す「転送」と、登録した全員に配る「メーリングリスト（グループ）」です。
どちらが使えるかは、メールのサービスによって違います。
社外のアドレス（Gmail など）へ転送すると、迷惑メールに入ったり、届かなかったりすることがあります（転送したメールの質問）。
主な方法は、他のアドレスへ送り直す「転送」と、登録した全員に配る「メーリングリスト（グループ）」です。
どちらが使えるかは、メールのサービスによって違います。
社外のアドレス（Gmail など）へ転送すると、迷惑メールに入ったり、届かなかったりすることがあります（転送したメールの質問）。
退職した人のメールアドレスは、すぐに消しても良いですか？
すぐに消すと、取引先やお客様から届くメールを受け取れなくなります。
しばらくは残して後任の人へ転送し、パスワードを変えておくのが一般的です。
消す前に、そのアドレスを他のサービスのログインや、サーバー／ドメインの契約の連絡先に使っていないかも確かめてください。
しばらくは残して後任の人へ転送し、パスワードを変えておくのが一般的です。
消す前に、そのアドレスを他のサービスのログインや、サーバー／ドメインの契約の連絡先に使っていないかも確かめてください。
まとめ
自社のメールについて、次の3つが分かっていると、メールソフトの設定や、メールが届かない時の相談を進めやすくなります。
- メールがどこに保存してあるか（ホームページと同じサーバー／Google Workspace／Microsoft 365 など）
- メールソフトが POP と IMAP のどちらで受け取っているか
- SPF／DKIM／DMARC を設定してあるか
メールの設定で迷った時は、お問い合わせからご相談ください。
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ご回答ありがとうございました
